Sivilombudsmannen har komme med uttale i den såkalla «Excel-saka». Uttalen avklarar fleire rettslege spørsmål om retten til innsyn i særskilt filformat.
Saka omhandlar Lærdal kommune som nekta innsyn i kommunerekneskap i Excel-format. Fylkesmannen i Sogn og Fjordane stadfesta seinare kommunen sitt avslag, og meinte kommunen hadde oppfylt sin innsynsplikt ved å gje innsyn i PDF-format.
I det same avslaget skreiv Fylkesmannen at «det bør ikkje vere mogleg å redigere eller manipulere innhaldet i eit dokument som kjem frå eit offentleg organ».
Ombudsmannen har no sett på saka og kritisert Fylkesmannen for sin uttale.
Rett til innsyn i Excel-format
Ombudsmannen har komme til at uttrekk i Excel-format vil innehalde andre og meir detaljerte opplysningar enn PDF-format. Innsyn i Excel-format er difor innsyn i eit anna dokument.
Det er uttalt at den som har rett til innsyn i utgangspunktet har krav på at det vert utarbeidd ei samanstilling i eitkvart filformat, om vilkåra for samanstilling elles er oppfylt.
Dette gjeld også i dei tilfella der det allereie er føreteke samanstilling i anna format.
Ombudsmannen viser også til kva bestemmelsar som gjennomfører EØS-avtalens vedlegg XI nr. 5k (direktiv 2003/98/EF) i norsk rett.
Sivilombodsmannen er oppnemnd av Stortinget for å forsvare rettane til enkelt-borgarar. Ombodsmannen granskar klagar mot offentlege styresmakter med det siktemålet å rette opp feil og urett som måtte vere gjord mot borgarane.
Om retten til innsyn i redigerbare format
Vidarebruk av offentleg informasjon kan vere betinga av at informasjonen føreligg i eit særskilt format. Dersom informasjonen føreligg i eit slikt format, har den som ber om innsyn rett til kopi i det formatet, jf. offl. § 30 første ledd tredje setning.
Dette gjeld også eventuelle redigerbare format som for eksempel Excel eller Word.
Ombudsmannen uttalar at Fylkesmannen sin anførsel om at den som ber om innsyn, ikkje har krav på å få opplysningar i eit format som «gjer høve til å redigere eller manipulere innhaldet i eit arkivført saksdokument eller kopi av eit slikt dokument», har difor kun betydning dersom dokumentet ikkje føreligg i eit redigertbart format, og den som ber om innsyn heller ikkje har krav på at det vert føreteke samanstilling i eit slikt format etter offl. § 9 om samanstilling frå databasar.
Fylkesmannen sin uttale er difor ikkje i samsvar med offentleglovas føremål om vidarebruk i § 1 og § 7 første ledd om at informasjonen det er gjeve innsyn i kan brukast til «eitkvart føremål».
Fylkesmannen sin uttale om at den som har rett til innsyn ikkje har krav på innsyn i redigerbare filformat, er difor ikkje rett.
Dette er godt nytt, og uttalen er ein av dei viktigaste hittil i år. Det er no avklart at ein kan krevje innsyn i særskilte filformat som Word og Excel. Dette sjølv om dokumentet føreligg i anna format som til dømes PDF.
For rekneskapsinformasjon er dette viktig, då Excel-filer vil vere lettare å bearbeide enn PDF, og som i dette tilfellet også viser meir detaljert informasjon.
Ombudsmannen uttalar også at eit offentleg organ ikkje har høve til å låse dokument for redigering, som ved å konvertere Word eller Excel-filer til PDF.
Sivilombudsmannen sin uttale
Last ned heile uttalen (24,6 MB)
Oversendingsbrev til Lærdal kommune
Ombudsmannen har også sendt brev til Lærdal kommune. Ombudsmannen merka seg at rådmann Alf Olsen jr. uttalte til Kommunal Rapport 2. mai 2016 at «Fylkesmannen [har] vært klar på at det ikke skal gis innsyn i format som kan manipuleres».
Ombudsmannen presiserer at uttalen til Olsen jr. ikkje er i tråd med retten til innsyn i «alle eksisterande format» etter offentleglova § 30 første ledd tredje setning.
