Regjeringen har foreslått å innføre såkalt pliktig e-faktura. Regjeringen anslår at dette vil bidra til å redusere administrative byrder for næringslivet med 9,7 milliarder kroner.
– Dette er en merkedag! Regnskap Norge har i lenger tid tatt til orde for en slik løsning. Dette er et viktig bidrag i arbeidet med å redusere administrative kostnader for næringslivet. I tillegg vil dette være nyttig i arbeidet med å bekjempe økonomisk kriminalitet gjennom økt sporbarhet av transaksjoner, sier Rune Aale-Hansen, adm. direktør i Regnskap Norge.
Regjeringen har i dag lagt frem forslag til endring i bokføringsloven hvor det innføres pliktig digital bokføring og e-faktura. I første omgang innføres e-fakturaen, mens på sikt er målet å ta i bruk større deler av EHF-teknologien (Elektronisk Handels Format) som e-faktura vil bygge på.
Krav om å sende e-faktura til bokføringspliktige virksomheter foreslås innført 1. januar 2028, mens krav om digital bokføring og plikt til å motta e-faktura foreslås innført 1. januar 2030. Små bedrifter og enkeltpersonforetak med lav omsetning får lengre tid til å tilpasse seg.
Betydelig effekt
– I dag kan kun stat og kommuner kreve å få tilsendt e-fakturaer. Tidligere har mange, inkludert Regnskap Norge, ment at markedet selv må kunne velge om de vil innføre bruk av denne teknologien. Utviklingen har imidlertid gått saktere enn forventet, og de foretakene som har tatt i bruk teknologien hindres i å ta ut den fulle effektiviseringseffekten på grunn av dem som henger etter. Dette er årsaken til at Regnskap Norge har snudd og bedt myndighetene innføre obligatorisk bruk av e-faktura også i privat sektor. Endringen innebærer en betydelig effektivisering som vil gavne norsk næringsliv og den konkurransekraften vi er så avhengig av for å holde virksomhetene våre i gang, sier Rune Aale-Hansen, adm. direktør i Regnskap Norge.
Vil bekjempe økonomisk kriminalitet
– Vi registrerer at regjeringen nå går skrittvis frem, ved først å endre bokføringsloven for å gjøre elektronisk fakturering obligatorisk for næringslivet. Her er effektiviseringsgevinsten 9,7 milliarder kroner. Det store skrittet for næringslivet vil være reduksjon av administrative byrder med over 14 milliarder kroner ved innføring av elektronisk handelsformat (EHF) i sin fulle bredde, sier Aale-Hansen og avslutter:
– Denne teknologien vil utvilsomt bidra til å bekjempe moms-svindel og annen økonomisk kriminalitet. Økt digitalisering letter sporbarhet av transaksjoner og gjør det vanskeligere å begå økonomisk svindel.
Grafen har spurt Rune Aale-Hansen om dette ikke betyr merarbeid for små foretak som må abonnere på fakturasystem på Internett for å kunne sende EHF:
Aale-Hansen sier dette bør ikke betyr merarbeid for små foretak over tid, snarere tvert om. For de som ikke har tatt i bruk EHF ennå, vil det likevel i en overgangsperiode bli noe merbelastning.
– Det er verdt å merke seg at nesten alle vanlige fakturasystemer har den nødvendige funksjonaliteten allerede, så det handler mest om å ta teknologien i bruk. For de som eventuelt har fakturasystem som ikke støtter formatet, blir det nødvendig å få oppdatert versjon eller å ta i bruk andre løsninger.
– Det finnes også rimelige løsninger som ligger på nett, som kan benyttes når behovet for å sende faktura oppstår. Innenfor landbruket er det gode løsninger allerede, gjennom løsningen Landbrukets Dataflyt. Dette er kanskje den sektoren som har kommet lengst i elektronisk samhandling.
Bør det være krav om muligheter for å vederlagsfritt kunne laste ned lokal kopi (PDF-format) av alle bilag i tilfelle cyberangrep/ransomware hos tilbyderen?
– Jeg antar du her tenker på hele regnskapsdokumentasjonen i skybaserte IT-løsninger. Jeg kjenner ikke til hvilke systemleverandører som tar betalt for å laste ned PDF, men dette kan være et moment å ta stilling til ved valg av system.
Hvor får små foretak kvittering for lading av elektriske kjøretøy i dag og bør det være krav om EHF her?
– I Finland innføres det krav om at også kvitteringer fra kassasystemer og tilsvarende løsninger blir omfattet av kravene om elektronisk samhandling. Dette er en interessant løsning, både med tanke på forenklinger og arbeidet mot økonomisk kriminalitet. Så langt går ikke forslaget fra norske myndigheter, men det er interessant å se på slik utvidelse på litt sikt.
I høringsnotatet er det foreslått å redusere antall bilag fra 600 til 200 for manuelle føringer/regneark. Tidlegare var det 300. Er ikke slik hopping frem og tilbake uforutsigbart for små foretak?
– Vi har ikke tatt stilling til hva vi mener om grensen for hvem som skal være omfattet av kravet om elektronisk bokføring ennå. Det vi ser i praksis er at også de minste bedriftene benytter seg av elektroniske løsninger.
– Vi tror de største omveltningene er gjort allerede, gjennom krav til elektronisk skattemelding, a-meldinger innenfor lønnsområdet og elektronisk innsending av momsoppgaver, avslutter Aale-Hansen.
Fakta:
Formatet som ønskes benyttet er fakturaformatet EHF, som står for Elektronisk handelsformat.
Fakturaen sendes da elektronisk rett fra selgers fakturasystem til kundens regnskapssystem. Dette åpner for større grad av automatisering.
Den største besparelsen med EHF er imidlertid ikke fakturadelen, men dialogen dette åpner for om bestilling og mottak av ordrer.
Pliktig EHF – fordeler for bedriftene
- Effektivitet og tidsbesparelse
- EHF-fakturaer kan behandles automatisk uten manuell inntasting, noe som reduserer tidsbruk på dataregistrering.
- Raskere behandlingstid: Fakturaer sendes og mottas elektronisk på sekunder, noe som forkorter behandlingstiden.
- Redusert feilmargin: Automatiseringen reduserer risikoen for menneskelige feil ved manuell dataregistrering.
- Kostnadsbesparelser
- Ingen porto eller papirbruk: Eliminering av papirbaserte fakturaer og postgang gir lavere kostnader.
- Lavere administrasjonskostnader: Automatiserte prosesser gir færre manuelle operasjoner og mindre behov for manuell oppfølging.
- Bedre sporbarhet og kontroll
- Elektronisk dokumentasjon: Alle fakturaer er digitale og kan enkelt spores, arkiveres og hentes frem ved behov.
- Automatisk samsvarskontroll: Systemene kan validere fakturaer for samsvar med regler og standarder før de godkjennes.
- Økt sikkerhet
- Standardiserte formater: EHF sikrer at informasjonen er strukturert og komplett, og reduserer risikoen for feil eller svindel.
- Kryptert overføring: Data overføres på en sikker måte som beskytter sensitiv informasjon.
- Overholdelse av lover og regler
- Lovpålagt bruk for offentlige virksomheter: Offentlige etater i Norge er pålagt å bruke EHF-formatet, noe som gir forutsigbarhet og standardisering.
- MVA-krav og bokføringslovgivning: Formatet oppfyller krav til dokumentasjon i henhold til norsk regnskaps- og bokføringslovgivning.
- Miljøvennlig løsning
- Redusert papirbruk: Elektroniske fakturaer eliminerer behovet for utskrift og fysisk arkivering, noe som reduserer miljøavtrykket.
- Mindre transport: Ingen behov for fysisk levering via post eller budtjenester.
- Internasjonal standardisering
- Bruk i EU/EØS-området: EHF er basert på PEPPOL-standarden, som gir mulighet for elektronisk fakturering på tvers av landegrenser. Dette forenkler internasjonal handel og overholdelse av krav i flere land.
- Bedre likviditet
- Raskere betalinger: Automatisert fakturering fører ofte til raskere godkjenning og betaling fra mottakeren.
- Bedre oppfølging: Fakturaene kan enkelt spores gjennom systemet, noe som forbedrer kontroll med betalingsstatus.